Staff Mnajemen Dokumen Digital

Lowongan Pekerjaan: Staff Manajemen Dokumen Digital

Deskripsi Pekerjaan:

Kami sedang mencari Staff Manajemen Dokumen Digital yang terorganisir dan detail untuk bergabung dengan tim kami. Sebagai Staff Manajemen Dokumen Digital, Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola dan menyusun dokumen digital dengan rapi dan efisien, memastikan semua dokumen terorganisir dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh tim. Anda juga akan memantau sistem penyimpanan dokumen digital untuk memastikan bahwa dokumen yang penting aman dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tanggung Jawab:

• Mengelola dan menyusun dokumen digital perusahaan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Memastikan dokumen yang diunggah atau dipindahkan ke sistem digital telah terorganisir dengan baik, mudah diakses, dan sesuai dengan kategori yang ditentukan.
• Memverifikasi dan memastikan akurasi data yang terkandung dalam dokumen digital, serta melindungi kerahasiaannya.
• Melakukan pemeliharaan berkala pada sistem manajemen dokumen digital, termasuk pemindahan, penghapusan, atau pembaruan dokumen.
• Mengatur dan memelihara folder serta struktur penyimpanan dokumen digital di server atau cloud perusahaan.
• Mengelola akses dan hak penggunanya, serta memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen sensitif.
• Membantu tim terkait dalam mencari dokumen yang diperlukan dengan cepat dan efisien.
• Menyusun laporan mengenai status dan jumlah dokumen yang telah dikelola serta memberikan rekomendasi perbaikan jika diperlukan.
• Menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen digital sesuai dengan kebijakan dan regulasi yang berlaku (termasuk GDPR atau peraturan perlindungan data pribadi lainnya).
• Memberikan dukungan kepada tim internal mengenai penggunaan sistem manajemen dokumen digital yang ada.
• Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kelancaran alur pengelolaan dokumen dan penyimpanan digital.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat, diutamakan memiliki latar belakang pendidikan di bidang Administrasi, Manajemen, Teknologi Informasi, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 1 tahun di posisi yang serupa (manajemen dokumen, administrasi digital, atau posisi terkait lainnya).
• Memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik dan dapat mengelola dokumen dalam jumlah besar.
• Terampil menggunakan perangkat lunak pengelolaan dokumen digital (misalnya, Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint, atau sistem manajemen dokumen lainnya).
• Memahami pentingnya keamanan data dan memiliki pengetahuan dasar tentang pengelolaan data pribadi dan kebijakan perlindungan data (misalnya, GDPR).
• Teliti, disiplin, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.
• Memiliki keterampilan komunikasi yang baik, baik secara tertulis maupun lisan.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan sikap proaktif.
• Dapat bekerja dengan cepat tanpa mengorbankan akurasi dan detail.
• Bersedia mengikuti pelatihan dan pengembangan keterampilan dalam sistem manajemen dokumen terbaru.